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전자계약으로 사업을 더 스마트하게!

비즈니스를 운영하다 보면 계약서를 작성해야 하는 일이 빈번하게 발생합니다. 하지만 매번 종이로 계약서를 작성하다 보면 작성을 요청하는 입장에서도, 그리고 작성을 하는 회원의 입장에서도 번거로움이 따릅니다. 게다가 종이 계약서는 분실, 보관, 보안 측면에서 취약하다는 단점이 있습니다. 오늘은 이러한 문제를 해결하고 계약서를 더 안전하게 작성하고 관리할 수 있는 효성CMS+의 전자계약에 대해 알아보겠습니다.

전자계약이란?

전자계약이란

사전적 의미의 계약이란 둘 이상의 당사자 사이에 법적 구속력이 있는 합의를 의미합니다. 특정한 조건이나 조항이 포함된 계약은 체결한 당사자들 사이에 이 조건을 지킬 법적 의무를 부과합니다. 일반적으로 계약은 종이로 된 계약서에 당사자들이 서명을 하거나 도장을 찍게 되면 효력을 가집니다.

전자계약은 종이가 아닌 디지털 형식을 사용한 것으로 이메일, 모바일, 웹사이트 등을 통해 이루어집니다.

전자계약의 장점

일반적으로 계약서를 작성하려면 회원을 직접 만나야 하지만, 전자계약은 비대면 방식으로 진행되므로 회원이 있는 장소로 이동할 필요가 없습니다. 언제 어디서나 실시간으로 진행할 수 있어 지역이나 시간의 제약을 받지 않습니다. 또한, 종이 계약서처럼 작성 과정에서 분실 우려가 있거나 우편 교환으로 시간과 비용이 발생하지 않습니다. 전자계약은 종이와 인쇄 비용을 절감할 수 있을 뿐만 아니라, 전자 서명과 암호화 기술을 통해 계약의 안전성 역시 높일 수 있습니다.

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효성CMS+ 전자계약

효성CMS+는 별도로 시스템을 구축하지 않아도 효성CMS+ 접속을 통해 바로 전자계약 기능을 이용할 수 있습니다. 또한, 추가로 사용료를 지불하지 않아도 체결한 전자계약 건수에 따라 수수료만 부담하면 되므로 비용 측면에서도 매우 합리적입니다.

계약 체결 간소화

효성CMS+ 전자계약은 휴대전화나 이메일을 사용해 대면 미팅이나 이동 없이 언제 어디서나 간편한 계약 체결이 가능합니다. 바쁜 업무 중에도 간편하게 계약을 체결할 수 있고, 카카오톡이나 이메일 알림을 설정해 중요한 계약을 놓치지 않을 수 있습니다.

특히 효성에프엠에스의 간편서명동의 서비스를 통해 회원 정보 등록과 정기 결제에 대한 동의, 계약서 작성까지 모두 한 번에 처리할 수 있습니다. 전자계약을 체결할 때 회원에게 카카오 알림톡이나 이메일을 발송해 간편서명동의와 전자계약을 동시에 진행할 수 있습니다. 이를 통해 회원의 결제 정보는 자동으로 효성CMS+에 등록됩니다.

계약 체결뿐만 아니라 회원 정보 관리 및 청구서 발송, 수납에서 자금 관리까지 모든 사업 관리 업무 프로세스를 효성CMS+ 하나로 처리할 수 있어 업무 효율성을 크게 높일 수 있습니다.

계약서 템플릿 기능

자주 사용하는 계약서 양식이 있다면 계약서 템플릿 기능을 통해 등록할 수 있습니다. 등록된 계약서 템플릿은 간단한 편집을 통해 즉시 사용할 수 있어 시간을 절약하고, 일괄적인 계약 관리가 가능합니다.

이중인증 보안 관리

계약서는 작성하는 것도 중요하지만 계약에 관한 정보와 개인정보가 포함되어 있어 보안을 유지하는 것이 중요합니다. 효성CMS+ 전자계약 서비스에서는 사업자 인증과 계약서 비밀번호 설정을 통해 계약 정보를 안전하게 보호할 수 있도록 이중인증 보안 관리를 제공합니다.

계약서 히스토리 관리

효성CMS+는 전자계약을 통해 작성된 계약서를 클라우드에 안전하게 보관합니다. 종이로 된 계약서를 관리할 때 느끼는 번거로운 과정 없이 언제 어디서나 필요한 계약서를 쉽게 찾아서 내용을 확인할 수 있습니다.

특히, 모든 계약 과정은 감사 추적을 통해 계약 정보와 진행 내역을 확인할 수 있습니다. 문서 이력 인증서 역시 제공되므로 다운로드를 통해 인증 이력을 확인할 수 있습니다.

효성CMS+ 전자계약 활용 사례

효성CMS+ 전자계약은 위와 같은 장점을 바탕으로 다양한 분야에서 폭넓게 고객들의 비즈니스를 돕고 있습니다.

생활가전 렌탈사 영업 담당자님

생활가전 렌탈사 영업 담당자님

생활가전을 비롯한 렌탈사 영업 담당자분들은 많은 양의 계약서를 작성하고 관리해야 하는 업무적 부담을 효성CMS+ 전자계약을 통해 덜 수 있었다고 말씀하십니다. 특히 대부분의 계약서가 동일한 내용이므로 렌탈 사업을 운영하고 있다면 계약서 템플릿 기능을 통해 반복적인 업무에서 해방될 수 있다는 점이 장점입니다.

프랜차이즈 본사 슈퍼바이저님

프랜차이즈 본사 슈퍼바이저님

2024년 8월 개정된 가맹사업법이 시행되면서 가맹점 운영을 위한 필수품목 계약이 늘어났습니다. 여기서 말하는 필수품목은 본사, 혹은 본사가 지정한 업체로부터 공급받아야 하는 품목을 말합니다. 프랜차이즈 본사 슈퍼바이저님의 경우, 효성CMS+ 전자계약 기능이 없었다면 추가적으로 전자계약을 도입해 비용적인 부담이 늘어났거나, 대면으로 계약서를 작성하는 과정에서 인력 및 비용 등 추가적인 지출이 필요했을 것 같다며 만족감을 표하셨습니다.

스타트업 대표님

스타트업 대표님

시간이나 인력, 비용을 충분히 투입하기 어려운 창업 초반의 스타트업 대표님이라면 효성CMS+ 전자계약 기능을 통해 비용 부담을 줄이는 것도 좋은 방법입니다. 전자계약 이외에도 간편서명동의를 통해 회원정보 등록 및 정기결제 동의도 한 번에 진행할 수 있습니다.

법무법인 사무장님

법무법인 사무장님

법무법인은 특히 개인정보나 사건정보와 같은 기밀 문서가 많은 업종입니다. 법무법인을 비롯해 보안이 중요한 고객님들이 많기 때문에 효성CMS+ 전자계약 기능은 글로벌 1위 aws 보안시스템을 기반으로 이중인증 설정 및 문서 이력인증서를 제공하고 있습니다.

지금까지 효성CMS+ 전자계약에 대해 알아보았습니다. 비즈니스에 있어서 효율성을 높이고 비용을 줄이기 위해서는 반복적인 수기업무는 자동화하고, 결제 인프라와 같은 시스템을 도입하는 것이 필요합니다. 내 사업에 맞는 시스템 도입을 위한 비즈니스 솔루션을 찾고 계신다면 효성CMS+와 함께 해보시기 바랍니다.

(출처 : https://www.hyosungfms.com/fo/acv/achive/smart-electronic-contracts / 24.12.10)